Service + Hinweise für unsere Mandanten

 

Belege auf Thermopapier?

Wir möchten an dieser Stelle darauf hinweisen, dass auf Thermopapier gedruckte Belege (Kassabons, Rechnungen) Probleme mit den Finanzbehörden verursachen können:
Da der Druck auf dem Papier im Lauf der Zeit verblasst und die Belege nicht mehr lesbar sind, werden diese Belege (und damit im Zusammenhang stehende Ausgaben und Vorsteuern) bei Prüfungen nicht mehr anerkannt. Dies kann zu empfindlichen Steuernachzahlungen führen.
Aus diesem Grunde bitten wir unsere Mandanten eindringlich, diese Belege zu kopieren und die Kopien aufzubewahren.
 

 

Aufbewahrungspflichten für Buchführungsunterlagen  (2017)

Für Buchführungsunterlagen gelten Aufbewahrungsfristen von sechs und zehn Jahren (§147 AO). Beginn der jeweiligen Aufbewahrungsfrist ist der Schluss des Kalenderjahres, in welchem die letzte Eintragung in das Buch getätigt, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
Die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren gilt auch für die  Buchhaltungsdaten der betrieblichen EDV. Der Zugriff auf diese Daten muss während des Aufbewahrungszeitraums möglich sein. Bei einem Wechsel des betrieblichen EDV-Systems ist darauf zu achten, dass die bisherigen Daten in das neue System übernommen bzw. die bisherigen Programme für den Zugriff auf die alten Daten weiter vorgehalten werden.
Ist jedoch die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen (§§169, 170 AO), so ist die Vernichtung von Unterlagen nicht zulässig.
Nachfolgend eine tabellarische Übersicht, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen:

A

Abrechnungsunterlagen

10 Jahre

Abtretungserklärungen

6 Jahre

Änderungsnachweise der EDV-Buchführung

10 Jahre

Akkreditive

6 Jahre

Aktenvermerke

6 Jahre

Angebote mit Auftragsfolge

6 Jahre

Angestelltenversicherung (Belege)

10 Jahre

Anlagevermögensbücher und -karteien

10 Jahre

Anträge auf Arbeitnehmersparzulage

6 Jahre

Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung

10 Jahre

Ausgangsrechnungen

10 Jahre

Außendienstabrechnungen

10 Jahre


B

Bankbelege

10 Jahre

Bankbürgschaften

6 Jahre

Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger

10 Jahre

Belege, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung)

10 Jahre

BAB mit Belegen als Bewertungsunterlagen

10 Jahre

Betriebskostenrechnungen

10 Jahre

Betriebsprüfungsberichte

6 Jahre

Bewertungsunterlagen

10 Jahre

Bewirtungsunterlagen

10 Jahre

Bilanzen (Jahresbilanzen)

10 Jahre

Buchungsbelege

10 Jahre


D

Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf)

6 Jahre

Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf)

10 Jahre

Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage)

10 Jahre

Depotauszüge (soweit nicht Inventare)

10 Jahre


E

Einfuhrunterlagen

6 Jahre

Eingangsrechnungen

10 Jahre

Einheitswertunterlagen

10 Jahre

Essenmarkenabrechnungen

6 Jahre

Exportunterlagen

6 Jahre


F

Fahrtkostenerstattungsunterlagen

10 Jahre

Finanzberichte

6 Jahre

Frachtbriefe

6 Jahre


G

Gehaltslisten

10 Jahre

Geschäftsberichte

10 Jahre

Geschäftsbriefe (Ausnahme: Rechnungen/Gutscheine)

6 Jahre

Geschenknachweise

6 Jahre

Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung)

10 Jahre

Grundbuchauszüge

6 Jahre

Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)

10 Jahre

Gutschriftsanzeigen

6 Jahre


H

Handelsbriefe (Ausnahme: Rechnungen/Gutschriften)

6 Jahre

Handelsbücher

10 Jahre

Handelsregisterauszüge

6 Jahre

Hauptabschlussbericht (wenn anstelle der Bilanz)

10 Jahre


I

Investitionszulage (Unterlagen)

6 Jahre


J

Jahresabschlusserläuterungen

10 Jahre

Journale (Hauptbuch oder Kontokorrent)

10 Jahre


K

Kalkulationsunterlagen

6 Jahre

Kassenberichte

10 Jahre

Kassenbücher und -blätter

10 Jahre

Kassenzettel

6 Jahre

Kontenpläne und Kontenplanänderungen

10 Jahre

Kontenregister

10 Jahre

Kontoauszüge

10 Jahre

Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf)

6 Jahre


L

Lagerbuchführungen

10 Jahre

Lieferscheine

10 Jahre

Lohnbelege

10 Jahre

Lohnkonto

6 Jahre

Lohnlisten

6 Jahre


M

Magnetbänder mit Buchfunktion

10 Jahre

Mahnbescheide

6 Jahre

Mietunterlagen (nach Vertragsablauf)

6 Jahre


N

Nachnahmebelege

10 Jahre

Nebenbücher

10 Jahre


O

Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung

10 Jahre


P

Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf)

6 Jahre

Postbankauszüge

10 Jahre

Preislisten

6 Jahre

Protokolle

6 Jahre

Prozessakten

10 Jahre


Q

Quittungen

10 Jahre


R

Rechnungen (bei Offene-Posten-Buchhaltung)

10 Jahre

Rechnungen (soweit keine Offene-Posten-Buchhaltung)

10 Jahre

Reisekostenabrechnungen

10 Jahre

Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)

10 Jahre


S

Sachkonten

10 Jahre

Saldenbilanzen

10 Jahre

Schadensunterlagen

6 Jahre

Scheck- und Wechselunterlagen

6 Jahre

Schriftwechsel

6 Jahre

Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung

10 Jahre

Spendenbescheinigungen

6 Jahre

Steuerunterlagen (soweit nicht f. d. FinVerw von Bedeutung)

6 Jahre


T

Telefonkostennachweise

10 Jahre


U

Überstundenlisten

6 Jahre


V

Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)

10 Jahre

Verkaufsbücher

10 Jahre

Vermögensverzeichnis

10 Jahre

Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen)

6 Jahre

Versand- und Frachtunterlagen

6 Jahre

Versicherungspolicen

6 Jahre

Verträge

6 Jahre


W

Wareneingangs- und -ausgangsbücher

10 Jahre

Wechsel

10 Jahre


Z

Zahlungsanweisungen

10 Jahre

Zollbelege

6 Jahre

Zwischenbilanz (Gesellschafterwechsel / Umstellung d. Wj.)

10 Jahre

 

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